让法务、财务和税务团队尽早加入你的企业社会责任计划吧!

在讨论建立企业社会责任战略和执行相关项目时,我们通常把寻找合作伙伴、确保员工参与度以及评估项目影响力作为关注的重点,而在今天的分享中,我们想和大家讨论一下整个过程中与公司法务、财务和税务团队合作的重要性。

也许很多企业社会责任负责人会认为邀请法务、财务及税务团队加入项目的讨论会很花时间甚至毫无必要,但如果你从项目初期就和这些团队开始沟通合作,其实反而能够帮助你在项目后期避免很多不必要的麻烦。

这些可能出现的麻烦更容易延误你项目的进程。

比如你的税务团队是否会要求你的非营利合作伙伴提供捐赠发票?法务团队是否会要求每个人在活动前都签署活动照片肖像权授权书,否则照片就不能用于新闻稿?这只是近期我们的客户遇到的两个小例子,通过这篇文章,我们将分享更多内容和你讨论为什么早期就与公司的法务、财务及税务部门合作能够确保项目在后期更顺畅地执行。

法务团队

背景调查

如果企业对于资助某个非营利机构有所顾虑,一个很好的方法就是在早期就寻求法务团队的帮助对该非营利机构进行背景调查并查阅他们有关的法务信息。这样可以确保该机构的合法性并调研出机构过去可能发生过的丑闻、法律问题和其他与之合作的潜在风险。

在我们合作的客户中,就遇到过在背景调查中发现问题的案例。一旦发现问题,也不必过度反应,首先要做的是和机构进行进一步沟通或者自行查阅更多有关新闻。有时候这些问题早在多年前就已经解决了,有时候所谓的媒体丑闻也许只是操作中的误会,也有时候这些正在发生的问题是可以被很好解决的。

但无论如何,开展早期调研可以帮助公司对潜在的非营利合作伙伴和当下的情况有更全面完整的了解,帮助企业作出是否与机构进一步合作的决定。

合作协议

法务团队能够帮助你的第二件事,也是非常重要的一件事,就是起草和审核与合作伙伴的协议。除了提供协议模板以外,法务团队还能帮助每个协议主体更好地理解协议中的各项条款并就大家的想法对条款作出调整。这不仅帮助双方确认了合作关系并厘清权利义务,更为今后开展类似的项目提供了样板。

肖像授权和免责书

最后,为了确保你能够及时对外分享企业的公益故事,你的法务伙伴可以帮助你起草有关文书确保你在媒体稿件中合法使用参与者的肖像、合作伙伴的标识和寄语等。根据我们的经验,这方面提前做准备其实并不难,而且一般来说法务团队可能已经有固定的模板可以参照。但如果你临时才想到此事,那你可能会发现活动中再好的照片最后都不能使用。

最近,我们听说一个案例可以和大家分享,一位项目负责人需要拍一张该企业资助的外来务工学校的集体照用于媒体报道,并且已经获得了校长的同意。但是最终该公司的法务认为校长的同意没有法律效应,必须要每个孩子的监护人签署肖像授权才可以,因此最后非常遗憾这张照片没能放在新闻稿里。

财务和税务团队

当你和财务税务团队合作时,也许你会觉得需要他们帮忙的地方比法务团队简单得多,但是这两个团队对你的重要性是一样的。

预算审核支出控制 

首先,财务团队能够帮助你的就是确保项目支出的金额在公司的正确范围内,并帮你发掘潜在的支出风险。当然,企业社会责任预算和传统的商务支出有很大区别,但财务部门始终是能够帮助你规避和减少潜在的出款风险的最专业的团队,他们会协助你做好年度预算和评估以及提供专业模板帮助你确保资金落到实处。

支出流程

其实很多本地非营利机构都觉得企业的付款流程非常复杂困难,为了更好地帮助你的非营利伙伴,我们建议你提前和公司的财务部门沟通,自己先了解清楚最新的完整的付款流程和要求。当你集齐需要填写的文件后,协助你的非营利伙伴共同完成材料的填写,这样可以确保款项顺利批复和支出,从而确保项目开展的进度。

捐赠票据

虽然不是所有的企业都要求合作伙伴提供可以税前列支的捐赠票据,但我们还是建议你捐赠前先向财务税务部门了解清楚公司现在的要求。如果必须要提供企业可以税前列支的捐赠票据的,你可以到当地税务局官网查看该机构是否在最新批复的有关名单上。如果有任何问题,或者你的合作伙伴不能提供有关信息,你可以与财务和税务同事进一步商讨可行的计划。

结语

当你终于与合作伙伴签订完协议并完成捐款后,你必须明白你们的合作才刚刚开始。接下来你需要和非营利伙伴保持日常沟通以确保捐款得到了落实,并监督项目在约定的时间和范围开展及完成。

你可以积极参加项目有关的活动,并要求机构提供月度、中期、结项报告和财务报告。同时,也别忘记把这些项目进展分享给支持你的内部团队。

整个项目过程都实时分享给内部团队,不仅能够确保他们的继续配合,更重要的是,他们也会欣喜地发现你们的共同合作为社区带来了积极地影响,感受到大家的努力是非常有意义的!

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